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Dokumentation im Lebenszyklus von Registrierkassen Systemen

Nachfrager, die durch Beschaffung einer Sach- oder Dienstleistung, z. B. Ankauf eines Registrierkassen Systems, eine subjektiv erhebliche Investition tätigen wollen, befinden sich in einem Zustand der Unsicherheit. Das gilt in ähnlichem Maße ebenso für ein Unternehmen, dass eine neues Registrierkassen System benötigt, wie für einen Kiosk der sich für eine einzelne Registrierkasse oder eine Registrierkassen Software interessiert. Der Nachfrager wird nun gedanklich in einen Käufer, einen späteren Nutzer oder Betreiber sowie in einen noch späteren Entsorger zu zerlegen. Damit lassen sich drei Arten der Unsicherheit des Nachfragers unterscheiden:

Die Unsicherheit des Käufers, z. B. des Käufers einer Registrierkasse:

Werde ich unter den auf dem Markt befindlichen Registrierkassen - Angeboten jenes auswählen können, das meinen Anforderungen am meisten entspricht und das darüber hinaus ein günstiges Preis-/Leistungsverhältnis aufweist?

Die Unsicherheit des Nutzers, z. B. die des Betreibers einer Kneipe:

Werde ich die mobile Registrierkasse so in Betrieb nehmen und betreiben können, dass sich der erwartete Nutzen einstellt und die Betriebskosten das erwartete Niveau nicht überschreiten? Wird der ausgewählte Anbieter des Registrierkassen - Systems die erforderlichen Leistungen für Wartung, Reparatur und Ersatzteillieferungen erbringen?

Die Unsicherheit des Entsorgers, z. B. die des Entsorgers von Registrierkassen - Hardware:

Welche Möglichkeiten der Rücknahme durch den Anbieter der Registrierkassen – Hardware, der Weiterverwendung durch andere Käufer/Nutzer, der Demontage und Entsorgung werden am Ende der Nutzungszeit des Registrierkassen - System bestehen und welche Kosten werden sich dadurch annähernd für mich ergeben?

Unsicherheit ist ein psychisch unangenehmer Zustand. Die Psychologie kennt verschiedene Formen der Unsicherheitsreduktion, von denen die Gewinnung und Verarbeitung von Informationen langfristig die größte Wirtschaftlichkeit aufweist. Zur Unsicherheitsbeseitigung in diesem umfassenden Sinne sind weder Media- und Direktwerbung noch Verkaufsförderung oder Messen und Ausstellungen geeignet. Es bedarf dazu einer angemessenen Dokumentation des Registrierkassen Systems, die den Informationsbedürfnissen und -fähigkeiten der Nachfrager / Benutzer entspricht.

Ein rationaler, langfristig denkender Nachfrager für ein Registrierkassen - System benötigt für die Kaufphase, die Nutzungs- /Betriebsphase und die Entsorgungsphase die jeweils angemessenen Informationen. Langfristige Rationalität bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der potentielle Käufer des Registrierkassen Systems bereits vor Vertragsabschluß den gesamten Produktlebenszyklus beachtet. Auch die in den späteren Phasen der Nutzung und der Entsorgung benötigten Informationen über die Registrierkassen - Hardware wird als eine Leistung des Anbieters von Registrierkassen Systemen erwartet und nachfragt. Die Dokumentation einer Registrierkasse solte sich in ihrem Inhalt und in ihrer Gestaltung den verschiedenen Informationsbedürfnissen in den einzelnen Phasen des Beschaffungsprozesses anpassen. Die Dokumentation sollte aktiv an die einzelnen Informationsquellen oder an die mit den Quellen verbundenen Personen herangetragen und deren Informationsfähigkeiten angepasst werden.

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Seit mehr als 20 Jahren bin ich mal mehr, mal weniger in der Gastronomie tätig, da habe ich schon so manche Registrierkasse kennen gelernt. Service in der Gastronomie ist eine harte Arbeit, die mit viel Kondition, Kraft, Humor und Nervenstärke aber gut bewältigt werden kann. Unser Landgasthof mit großem Biergarten

Biergarten

wird besonders gern bei schönem Wetter aufgesucht, weil wir mit unserer Lage direkt am Wald für Spaziergänger und auch Radfahrer ideal sind. Aber auch unser großer Saal erfreut sich für Familienfeiern und sonstige Anlässe großer Beliebtheit. Bis zu 200 Personen können wir dort unterbringen und bewirten. Bis vor kurzem wurden das komplette Haus und auch der Biergarten nur mit zwei Registrierkassen bewirtschaftet. Das bedeutete eine ständige Rennerei vom Tisch zum Kassensystem, zur Theke, Bon abgeben, noch in die Küche, Bon abgeben und wieder in den Gastraum. Zwischendurch die Bestellungen abholen und servieren, Kilometer um Kilometer. Dann, wenn der Gast zahlen möchte, wieder vom Tisch zum Kassensystem, Rechnungsbon ausdrucken, und wieder zum Gast, kassieren. Ich habe jedes Jahr ungelogen 3 Paar Schuhe verbraucht, da waren die Sohlen hinterher wirklich hauchdünn. Außerdem habe ich oft, um wenigstens einen Weg zu sparen, gleich die Bestellungen für mehrere Tische mitgenommen, das ging vom Gewicht her oft bis an die Grenze meiner Kraft. Und die Wege im Biergarten sind rau und ein wenig holprig, das geht sehr stark in die Beine. Dies Jahr hat der Wirt zum Anfang der Saison investiert und einige mobile Kassensysteme angeschafft für uns Kellner. Jetzt hat jeder einen Gürtel um, in dem in Holstern einmal das mobile Kassensystem steckt und dazu ein kleiner, mobiler Drucker. Erst war ich arg skeptisch wegen dem neumodischen Kram. Der Wirt hat kurz erklärt, wie die Kassensysteme funktionieren und uns dann damit wurschteln lassen. Ich habe nicht schlecht gestaunt, wie einfach man sich die Bedienschritte merken konnte. Aber das Beste war natürlich dann die Anwendung im normalen Tagesgeschäft. Jetzt gehe ich an den Tisch, wenn neue Gäste kommen und tippe die Bestellung direkt in das mobile Kassensystem ein. Das Laufen zur Registrierkasse, um Bons auszudrucken, kann ich mir sparen. Das macht das mobile Kassensystem für mich per Funk ganz automatisch. Wenn die Bestellung über die Taste abgeschlossen wird, druckt der Bondrucker an der Theke und in der Küche die Bestellungen aus und der Koch oder der Zapfer machen alles fertig. Ich muss erst dann dorthin laufen, wenn alles fertig ist. Dafür bekomme ich ein Signal über den Vibrationsalarm am Kassensystem. Das Display zeigt mir an, woher das Signal kommt und ich laufe hin. Kassieren kann ich auch direkt am Tisch, die Rechnung drucke ich mit dem kleinen Drucker am Gürtel ganz einfach aus. Jetzt arbeiten wir schon ein paar Monate mit den mobilen Kassensystemen und ich muss sagen, dass mir die Arbeit wesentlich mehr Spaß macht, auch an stressigen Tagen. Und ich bin noch immer beim ersten Paar Schuhe für diese Saison.

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Wachsende Gäste- oder Kundenzahlen, ein gleichermaßen wachsendes Warenangebot und größere, unübersichtlichere Präsentationsflächen und Gaststätten werden ohne Kassensysteme für jeden Unternehmer immer mehr zur Herausforderung. Ohne Kassensystem sind diese Mengen nicht zu überschauen. Der Wirt, der mit Zettel und Stift die Bestellungen aufnimmt, vielleicht sogar noch unleserlich, so dass noch mal nachgefragt werden muss, was es denn sein soll, wird zu einer seltenen Rarität. Liebenswert zwar, aber wenig effektiv. Ein Kassensystem, in das er die Bestellungen einbucht und von dort aus in die Küche überträgt, ist da eine große Hilfe. Selbst ein kleines Restaurant kommt ohne Kassensystem nicht weit. Die Bestellungen werden zwar ausgeführt und serviert, aber schon bei der Lagerhaltung ist der Wirt auf sein Gefühl und schnödes Zählen angewiesen. Mit Kassensystem wird jede Bestellung eingebucht, jeder Verbrauch vom Lagerbestand abgezogen, jeder Umsatz im Kassenjournal verzeichnet. Denn nicht jeder Wirt arbeitet alleine in seinem Betrieb. In der Regel wird Personal mit eingesetzt und dann ist die Kontrolle durch Kassensysteme unabdingbar. Genauere Bedienung der Gäste wird selbstverständlich, denn Sonderwünsche werden gleich mit erfasst und werden in der Küche ebenfalls sichtbar gemacht. Nach Geschäftsschluss kann der Wirt die Daten aus dem Kassensystem abrufen und in einem Warenwirtschaftsprogramm auswerten lassen. So erhält er Bestellvorschläge je nach einprogrammiertem Mindestlagerbestand, betriebswirtschaftliche Ergebnisse, jede gewünschte Art von Statistik, betreffend Umsatz pro Artikel, und vieles mehr. Ganz zu schweigen von größeren Ausflugslokalen mit riesigen Terrassen und einem ganzen Tross von Servicepersonal. Da lohnt sich auf jeden Fall auch die Anschaffung der neuen mobilen Kassensysteme, die helfen, Zeit und Wege zu sparen. Im Einzelhandel sieht es ähnlich aus. War früher eine Geldschublade oder gar eine altmodische Registrierkasse das Mittel der Wahl, um die Einkäufe wenigstens zu addieren und das Geld zu lagern, sorgen heute moderne Kassensysteme dafür, dass jeder Artikel genauestens erfasst wird. Denn der Warenbestand ist von vielleicht hundert auf mehrere Tausend verschiedene Produkte angewachsen. Wer will das noch manuell nacharbeiten. Jede Stunde wird in einem Supermarkt mehr Umsatz gemacht, als früher im kleinen Tante Emma Laden am ganzen Tag. Diese Menge an Informationen können nur moderne Kassensysteme zuverlässig verarbeiten. Die Waren werden heute in Windeseile von der Kassiererin über den Scanner gezogen, ein Pieps zeigt an, dass das Kassensystem den Betrag verbucht hat, gleichzeitig wird der Artikel als Verkauf in den Daten gespeichert. Diese Daten können jederzeit, ohne dass der Betrieb gestört wird, per DFÜ von der Zentrale aus abgefragt werden. So ist sichergestellt, dass in Echtzeit die Informationen zur Verfügung stehen, die zum Nachbestellen wichtig sind. Außerdem können betriebswirtschaftliche Auswertungen über angeschlossene Back Office Programme erstellt werden. Damit ist nicht nur der Lagerbestand, sondern auch das Betriebsergebnis in vielfältigen Statistiken jederzeit im Blick. So kann der Filialleiter oder Geschäftsführer schnellstmöglich reagieren und sein Warenangebot je nach Kundenwunsch variieren. Gesteigerter Kundenservice gepaart mit besserer Betriebsübersicht sind die Faktoren, die moderne Kassensysteme für jeden Betrieb, ob Gastronomie oder Handel, unverzichtbar machen.

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